Da un recente studio su come viene distribuito tra i vari servizi, lo spazio disponibile nello “storage” nelle piccole e medie aziende, si è rilevato che la posta elettronica ne occupa circa il 32%, i database e le applicazioni gestionali (ERP, CRM, EDM, SCM, ecc.) circa il 27%, i documenti condivisi il 35%, altro il 6%. Si vede quindi che la maggior parte dello spazio è “occupato” dal sistema di condivisione dei file.

Il proliferare di soluzioni per il “document management” oggi reperibili sul mercato, non fanno che accrescere la consapevolezza riguardo a queste tematiche e le aziende oggi sono particolarmente sensibili nel riconoscere, che l’adozione di soluzioni di questo tipo risolvono problemi latenti nella gestione dei documenti e agevolano gli utenti nel loro lavoro quotidiano.

La conservazione sostitutiva delle fatture o di altri documenti contabili (attuata oggi da circa 3.000 imprese), la trasmissione elettronica delle fatture e di altri documenti del ciclo dell’ordine attraverso sistemi EDI (circa 8.000 imprese) o con altri sistemi d’interscambio documentale (circa 50.000 imprese), La creazione di workflow di processo per l’emissione e l’approvazione dei documenti, sono tutti temi che riguardano questo ambito e per i quali le aziende nei prossimi anni faranno confluire una parte considerevole dei loro investimenti informatici.

Questi sono alcuni punti di forza di queste soluzioni:

• Drastica riduzione di documenti cartacei e di conseguenza dei costi di stampa
• Eliminazione della ridondanza delle informazioni
• Consentono ricerche veloci ed efficaci
• Organizzazione dei documenti per natura e/o categoria
• Assegnazione di autorizzazioni di accesso personalizzate
• Gestione delle revisioni e storico delle modifiche
• Emissione e approvazione dei documenti tramite un flusso logico
• Possibilità di affidare in outsourcing la conservazione dei documenti contabili